I två artiklar ger vi er tips på hur ni kan ha möten i tider av Corona. Digitala möten och möten utomhus.
Vi står alla inför en konkret verklighet som vi inte hade någon som helst aning om för några månader sedan. Just nu pågår det ett arbete centralt, inom förbundet, där vi ser över vilka möjligheter som finns med olika digitala verktyg
.
Vi kan också vara övertygade om att det nu sker en snabb utveckling av olika alternativa lösningar, där vi givetvis skall vara med och bevaka våra intressen i att hitta bra tekniska lösningar! Samtidigt skall vi vara medvetna om att mycket av det vi nu försöker fånga redan har funnits, inget nytt under solen som det brukar heta, men där vi tillsammans måste hjälpas åt att också tillämpa olika hjälpmedel. Det är viktigt att alla inkluderas i den teknik som nu tas i bruk. I angränsande artiklar ser vi hur några föreningar resonerat i dessa frågor, dvs hur vi kan mötas, utan att riskera något onödigt i Corona-tider.
Här är några tips om hur vi kan hantera digitala möten:
Telefonmöten. Via förbundets tjänst ”Telefonkonferens”. Detta är en tjänst som samtliga distrikt sedan ett antal år tillbaka har tillgång till och som även föreningar inom distrikten kan avropa efter kontakt med sina distrikt. Förbundsstyrelsen praktiserar, sedan mycket lång tid tillbaka, detta sätt att genomföra sina styrelsemöten via telefon och mer än hälften av mötena genomförs på detta sätt.
Denna form har sina begränsningar och bygger framförallt på att man innan mötet skickar ut en strukturerad föredragningslista, innehållande tydliga beslutsunderlag i aktuella frågor. Längre diskussioner lämpar sig sämre i denna mötesform. Mötena skall hållas relativt korta och en maxtid ligger på runt 1,5 timme. Ordförande för mötet får vara lite mer handfast kan man säga och det krävs lite mer disciplin från deltagarna. Det fungerar dock, är väldigt kostnadseffektivt, spar tid och är både en miljö-och klimatsmart lösning. Alla kan snabbt komma in i detta, det enda som krävs är en telefon.
Skype. Har varit och är fortfarande ett begrepp som används av många. En del lite ”hoppande bilder” som vi ibland ser på TV från andra länder skulle jag tippa går via Skype. Vi har vid några tillfällen använt Skype på kansliet. Här krävs det en dator med Webb-kamera.
Webb-sändningar. En annan form av kommunikation som vi nyttjat centralt från förbundet sedan knappt ett år tillbaka i tiden. Genom YouTube-uppkopplingar kan man sända möten och konferenser och de som lyssnar kan chatta, dvs ställa frågor till de som föreläser. Vi har använt detta med mycket goda erfarenheter, dels i Rationell Biodling och dels när vi i vintras implementerade det nya honungsbedömningsreglementet. Systemet lämpar sig bäst när man vill få ut information eller vid undervisningstillfällen. Vid den kommande distriktsordförandekonferensen, som är planerad i oktober i höst, kommer vi att ta upp denna teknik, för att stämma av intresset från distrikten. För att genomföra detta krävs kamerautrustning och mottagarna kan antingen vara uppkopplade via sin dator eller via sin telefon.
Learnify via Studieförbundet Vuxenskolan (SV), som förbundet har ett samarbete med, har något som kallas för Learnify och är ett digitalt verktyg för att genomföra distansutbildningar. Vi har i dagsläget ingen egen erfarenhet av detta system på kansliet, men används av en del föreningar i landet.
Teams. Kansliet har under cirka en knapp månads tid använt Teams och det verkar just nu vara många organisationer och företag som kör detta. Tekniken fungerar mycket bra, men på samma sätt som för telefonkonferenser kräver det en viss disciplin med strukturerade föredragningslistor, utskickade sammanfattningar och underlag för eventuella beslut. Teams bygger på att man kopplar upp sig i sin dator, vilket medför att man kan se den som för tillfället pratar, annars är det ingen större skillnad jämfört med en traditionell telefonkonferens.
Vad händer framöver? Vi centralt arbetar vidare med olika verktyg, testar och återkommer med beskrivningar/rekommendationer. Vi tar givetvis tacksamt emot förslag på tekniska lösningar Maila till Ann-Sofie Alfsdotter, ann-sofie.alfsdotter@biodlarna.se, så följer vi upp era förslag eller erfarenheter.
JONAS ERIKSSON, Förbundschef
