Grupputskick kan göras av personer som har följande roller: medlemsansvarig/administratör för medlemsystemet, ordföranden, sekreterare, ledamot och kassör.
Så här gör du för att göra grupputskick via E-post och/eller SMS:
Logga in som administratör i Biodlarnas medlemssystem genom att använda denna länk: https://www.biodlarna.se/medlemsservice/inloggning
I vänstermenyn väljer du ”Min förening” och klickar sedan på ”Skicka SMS och E-post”
Innan du skapar grupputskicket gör du några val:
Välj organisation:
Om du är administratör för flera föreningar och/eller distrikt kan du här välja mellan alla olika distrikt och föreningar du vill skicka meddelandet till. Du kan här göra flera val.
Observera att medlemmarna tillhör föreningarna. Är du administratör för ett distrikt och vill göra ett utskick till alla medlemmar i distriktet så behöver du välja alla föreningar enligt bild nedan. Du ser bara föreningar du har behörighet att göra utskick till.
Uppstart utskick
Vad ska skickas?
Du väljer mellan olika alternativ för utskick, antingen e-post eller SMS. Det finns även två alternativ för att först använda E-post och sedan SMS för de som saknar e-post, och vice versa samt ett där man kan skicka enbart SMS till dem som inte har en e-postadress noterad.
Vem ska det skickas till?
Du väljer om utskicket ska gå till medlemmar eller/och personer med uppdrag. Här kan du välja båda alternativen.
Glöm inte att vid valet Skicka till personer med uppdrag välja vilka specifika uppdrag du avser att skicka till.
Vid valet Skicka till medlemmar, måste man välja medlemsgrupp i nästa drop-down meny (de medlemsgrupper som finns i just er förening)
I nästa checkruta har du möjlighet att göra fler val baserad på eventuellt skuld.
Valet Alla är förvalt, vilket betyder att du antingen skickar till alla med de uppdrag du valt, eller alla medlemmar.
Men här finns också 3 andra val:
…de som har betalat medlemsavgift (tänk på att medlemsåret bryts 30/9)
…de som INTE har betalat medlemsavgift
…de som inte är skyldiga något belopp.
Använd valet de som har betalat medlemsavgift eller de som INTE betalat medlemsavgift. Beroende på vilka du vill skicka till.
Valet de som inte är skyldiga något belopp används i nuläget inte av föreningar och distrikt.
Tryck därefter på knappen Nästa.
Filtrera mottagare
Här kan man om man önskar filtrera utskicket ytterligare. Man kan välja om man vill skicka till en person med ett visst kön eller en viss ålder. Om man inte vill det hoppar man bara vidare till nästa sida genom att trycka på knappen Nästa.
Väljer du att skicka både e-post och SMS fyller du i ett meddelande för e-post och ytterligare ett (kortare) för sms.
I fliken Mottagarna ser man vad som valts – antal e-postmottagare och antal sms-mottagare.
I fliken Ingen kontaktinformation ser man hur många inte har ngn kontaktinformaton (vilka som varken har e-post eller mobilnummer om man har valt denna typ av utskick).
För E-post:
Välj avsändarens e-postadress som standard -noreply@biodlarna.se, vilket är en verifierad adress för dessa utskick. Utskicken från grupputskick behöver komma från en verifierad avsändare och domän (biodlarna.se), för att minimera risken för att utskick hamnar i skräpposten hos mottagaren. Därför går det inte att ändra avsändare eller välja annan avsändaradress än noreply@biodlarna.se
I avsändarfältet skriver ni er egen lokalförening alternativt ert eget distrikt.
I ämnesfältet noteras rubriken för e-postmeddelandet.
Fyll därefter i den önskade texten för meddelandet. Du har här flera redigeringsalternativ för att göra ditt meddelande tydligt och enkelt att läsa, inklusive ändra typsnitt, textstorlek, fetstil, kursiv text med mera.
Du kan även bifoga filer till ditt meddelande genom att klicka på Lägg till eller dra filer här i rutan Bifogade filer, och sedan leta upp de dokument du vill bifoga. Alternativt kan du dra och släppa dokumenten direkt i webbläsaren för att bifoga dem.
Som standard kommer Biodlarnas logga att finnas i e-postmeddelandet. Du bör komplettera den med din egen eller föreningens kontaktinformation, så mottagaren vet vem som är avsändaren och vem den kan kontakta med frågor.
För SMS:
Välj betalningsansvarig del av organisationen för SMS-utskicket.
Observera att SMS-utskick kostar 0:50 kr per skickat SMS och 0:15 kr per felaktigt SMS. Varje SMS motsvarar 160 tecken, fler tecken = fler SMS. Antal SMS räknas utifrån hur många medlemmar SMS:et går ut till.
I SMS-utskick ska inga specialtecken användas (emojis mm). Inte heller text i punktform. Kopiera därför inte text som använts i e-post. Det går inte att skicka med bilagor. Tänk på att när man lägger in länkar eller e-postadresser, så blir det betydligt fler tecken = högre kostnad.
Kostnaden för SMS-utskick kommer att debiteras er förening i efterhand av förbundet, när beloppet överstiger 500 kr.
Fyll i ämnet för SMS:et, detta används i administrationsgränssnittet och ses inte av mottagaren.
Fyll i ett meddelande. Max 160 tecken per SMS. Använder du fler tecken så skickas fler SMS som debiteras.
Klicka slutligen på ”Skicka”.
Om man får upp en röd meddelanderuta under processen, beror det i så fall på att man har missat att fylla i ngn parameter.
